Đơn hàng lặp lại xốp định hình: dự báo, lịch gọi hàng và tồn kho đệm

Mẫu đã duyệt, lô đầu đã chạy xong. Từ đây, rủi ro không còn nằm ở thiết kế mà nằm ở nhịp cung ứng: thiếu xốp thì dừng chuyền đóng gói, thừa xốp thì hết chỗ chứa. Xốp định hình nhẹ nhưng rất cồng kềnh, nên không thể xử lý bằng cách đặt thật nhiều một lần như với ốc vít.

Đơn hàng lặp lại chạy ổn khi người mua và nhà máy xốp thống nhất bốn việc.

Bốn thỏa thuận cho đơn lặp lại

1. Dự báo cuốn chiếu. Bạn gửi kế hoạch nhu cầu cho nhiều tuần tới, cập nhật định kỳ. Những tuần gần là số chốt, những tuần xa là số dự kiến, xa hơn nữa chỉ để tham khảo. Nhà máy xốp dùng nó để chuẩn bị hạt nguyên liệu và xếp lịch máy.
2. Lịch gọi hàng. Thay vì mỗi lần một đơn mới, hai bên dùng một hợp đồng khung về giá và quy cách, còn số lượng từng chuyến được gọi theo lịch. Mỗi chuyến nên là một xe đầy, hoặc một số kiện tròn.
3. Tồn kho đệm và nơi đặt. Lượng xốp dự phòng nằm ở kho của bạn, ở kho nhà máy xốp, hay chia đôi. Vì xốp chiếm chỗ, đây là điều phải nói rõ, kèm thời gian tối đa hàng được giữ.
4. Quy tắc thay đổi. Số lượng được tăng giảm bao nhiêu và báo trước bao lâu. Khoảng thời gian chốt cứng, không đổi số lượng được nữa, do hai bên tự thống nhất theo năng lực thực tế, không có con số chung.

Mẫu bảng dự báo cuốn chiếu

Bảng dưới là ví dụ giả định để minh họa cách ghi.

Tổng bốn tuần đầu trong ví dụ là 2.000 + 2.000 + 2.400 + 1.600 = 8.000 bộ.

Tính điểm đặt hàng lại

Nếu bạn gọi hàng theo mức tồn kho thay vì theo lịch cố định, công thức thường dùng là:

Điểm đặt hàng lại = mức dùng mỗi ngày × số ngày chờ hàng + tồn kho đệm

Ví dụ giả định: chuyền dùng 400 bộ mỗi ngày, từ lúc gọi tới lúc nhận hàng là 3 ngày, tồn kho đệm 600 bộ. Điểm đặt hàng lại = 400 × 3 + 600 = 1.800 bộ. Khi tồn kho xuống tới 1.800 bộ thì gọi chuyến tiếp theo.

Số ngày chờ hàng trong ví dụ là số giả định. Con số thật của bạn phụ thuộc quãng đường, lịch máy và lượng hàng đang có sẵn ở nhà máy, và cần được hai bên xác nhận. Các chặng tạo nên thời gian giao hàng được phân tích trong bài rút ngắn lead time bao bì xốp định hình.

Mùa cao điểm

Nhu cầu bao bì thường tăng cùng lúc ở nhiều khách hàng: trước Tết, và trước mùa nóng với hàng điện lạnh. Khi đó máy đúc và xe giao hàng đều bận. Hai việc nên làm sớm: gửi dự báo mùa cao điểm trước nhiều tuần, và thỏa thuận lượng hàng sản xuất trước cùng nơi chứa. Báo nhu cầu tăng vào phút chót là một nguyên nhân thường gặp của việc thiếu bao bì.

Giữ chất lượng đều giữa các lô

Đơn lặp lại dễ trôi dần khỏi mẫu chuẩn nếu không ai kiểm. Ba việc tối thiểu ở mỗi lô nhận:

• Cân ngẫu nhiên vài chi tiết, so khối lượng (g/cái) với mức đã thống nhất.
• Lắp thử với sản phẩm thật.
• Ghi số lô trên kiện xốp vào phiếu nhận, để truy lại khi có vấn đề.

Cách lấy mẫu có trong bài AQL và lấy mẫu nghiệm thu lô hàng xốp định hình.

Khi sản phẩm thay đổi

Thay đổi thiết kế sản phẩm phải được báo cho nhà máy xốp trước khi áp dụng, kèm quyết định về xốp phiên bản cũ đang tồn ở cả hai bên. Tồn kho đệm càng lớn thì lượng hàng phải bỏ khi đổi thiết kế càng nhiều; đây là lý do không nên giữ đệm quá mức cần thiết.

Điều khoản nên có trong hợp đồng khung

• Quy cách, bản vẽ có số phiên bản và mẫu chuẩn.
• Giá và điều kiện xem lại giá, ví dụ khi giá nguyên liệu biến động.
• Cách gọi hàng, số lượng mỗi chuyến, điều kiện giao.
• Tồn kho đệm, nơi đặt, thời gian giữ.
• Tiêu chí nghiệm thu và cách xử lý hàng không đạt.
• Quyền sở hữu và trách nhiệm bảo trì khuôn; xem thêm bài chuyển nhà cung cấp xốp định hình.

Khay xốp luân chuyển cũng cần được bổ sung định kỳ và nên nằm trong cùng kế hoạch; xem bài khay xốp định hình luân chuyển bán thành phẩm.

Gửi gì để thiết lập đơn lặp lại

Mốp Xốp Minh Phát giao hàng bằng đội xe của nhà máy từ khu phố Bến Tượng, phường Bến Cát, TP.HCM (địa bàn Bình Dương cũ), và chia hàng thành từng đợt theo lịch hai bên thống nhất cho từng đơn. Các dòng xốp đóng gói đang sản xuất có ở trang xốp đóng gói các loại. Gửi về blueskyhuynhhuynh@gmail.com hoặc qua trang liên hệ: bản vẽ, ảnh hoặc mẫu chi tiết xốp đã duyệt; kích thước (mm); tỷ trọng nếu đã biết; số lượng dự báo theo tuần hoặc tháng; địa chỉ giao hàng, giờ nhận hàng và ngày cần chuyến đầu tiên.

Câu hỏi thường gặp

Nên giữ tồn kho đệm bao nhiêu?

Đủ để chuyền không dừng nếu một chuyến hàng đến trễ, và không nhiều hơn mức đó. Con số phụ thuộc mức dùng mỗi ngày và thời gian chờ hàng thực tế của bạn.

Hợp đồng khung có bắt buộc phải lấy đủ số lượng không?

Tùy điều khoản hai bên thỏa thuận. Hãy ghi rõ số lượng nào là cam kết, số lượng nào là dự báo.

Đặt một lần cho cả quý để được giá tốt có nên không?

Chỉ khi bạn có chỗ chứa và thiết kế sản phẩm chắc chắn không đổi. Xốp chiếm kho, và hàng tồn sẽ phải bỏ nếu thiết kế thay đổi.