Xử lý hàng không đạt và hành động khắc phục CAPA tại xưởng xốp EPS

Một hệ thống chất lượng không được đo bằng số lần mọi thứ trôi chảy, mà bằng cách nó phản ứng khi có lỗi. Ở xưởng đúc xốp EPS, lỗi là chuyện có thật: hạt ủ chưa đủ giờ, đường hơi đọng nước ngưng, khuôn có lỗ thoát hơi bít dần. Câu hỏi đáng đặt cho nhà cung cấp vì vậy là: khi có lỗi thì quy trình chạy ra sao?

Bài này mô tả cách xử lý hàng không đạt và hành động khắc phục CAPA tại Mốp Xốp Minh Phát — xưởng đúc xốp định hình theo bản vẽ, góc nẹp xốp và tấm xốp EPS trên đường Kha Vạn Cân, khu vực Thủ Đức, TP.HCM, sát Dĩ An và cách Thuận An hay VSIP trong khu vực Bình Dương khoảng 15-30 phút. Nội dung theo khung điều khoản 8.7 và 10.2 của ISO 9001:2015.

Nguyên tắc gốc: hàng chưa rõ trạng thái thì không đi tiếp

Một pallet xốp định hình chưa qua kiểm tra, một mẻ vừa đổi thông số đúc, một lô có phản hồi từ khâu sau — tất cả đều bị coi là chưa xác định trạng thái và phải nằm lại chỗ của nó cho tới khi có người ra quyết định. Xốp EPS nhẹ và hình dạng giống nhau nên rất dễ xếp lẫn; hàng đã lên xe thì chi phí truy lại lớn hơn nhiều lần việc giữ thêm nửa ca. Cách tổ chức này thuộc hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 — chuẩn về hệ thống quản lý, không phải chứng nhận an toàn sản phẩm hay môi trường.

Nhận diện và cách ly sản phẩm không phù hợp

Khi phát hiện hàng nghi lỗi, ba việc làm ngay theo thứ tự: nhận diện (hàng gì, thuộc lô nào), dán nhãn, tách khu. Bỏ bước nào thì phân tích phía sau cũng mất giá trị, vì không còn biết lô nào sinh ra lỗi.

Dán nhãn và tách khu

Nhãn hàng không đạt ghi tối thiểu: mã lô hoặc lệnh sản xuất, ngày và ca đúc, mã khuôn hoặc mã bản vẽ, hiện tượng, số lượng, người phát hiện. Hàng vào khu riêng có kẻ vạch và bảng chỉ dẫn, đặt xa khu hàng chờ giao. Phần lớn lỗi bị bắt bằng các dụng cụ và phương pháp kiểm tra chất lượng xốp EPS tại xưởng khá đơn giản: thước, cân mẫu, dưỡng kiểm kích thước, cắt đôi sản phẩm để xem mặt liên kết hạt.

Ai được quyền quyết định

Người đứng máy và tổ trưởng có quyền dừng mẻ, cách ly hàng và không cần xin phép ai. Nhưng hướng xử lý thì do người phụ trách chất lượng cùng sản xuất quyết, dựa trên bản vẽ và tiêu chuẩn nghiệm thu đã thống nhất; mọi phương án cho qua có điều kiện đều cần khách xác nhận bằng email trước khi giao.

Phân loại hướng xử lý: sửa, hạ cấp, loại bỏ

Sửa lại chỉ áp dụng khi việc sửa không đổi chức năng bảo vệ và vẫn trong dung sai bản vẽ: gọt ba via, cắt tấm xốp EPS về quy cách nhỏ hơn, chỉnh mép nẹp góc chữ U hoặc chữ V. Hạ cấp dùng cho mục đích khác khi sản phẩm còn giá trị nhưng không đạt yêu cầu đơn ban đầu — khối lệch quy cách chuyển sang cắt tấm cho việc ít khắt khe hơn, hoặc làm vật kê, chèn lót nội bộ; hàng hạ cấp phải đổi nhãn ngay. Loại bỏ là hướng cuối: đánh dấu hủy, đưa sang nghiền tái sinh. Mỗi hướng đều ghi lại kèm số lượng, vì đó là dữ liệu để biết lỗi nào tốn tiền.

Phân tích nguyên nhân gốc: hỏi 5 lần “vì sao”

Xử lý hàng lỗi mà không tìm nguyên nhân gốc thì tuần sau lại gặp đúng lô đó. Trong đúc xốp EPS, nguyên nhân gần như luôn nằm ở một trong bốn chỗ: ở hạt (cấp hạt, tuổi hạt), ở khâu ủ (thời gian ủ, tỷ trọng rời sau nở), ở thông số đúc (hơi nước, gia nhiệt, làm nguội - hút chân không, sấy), hay ở khuôn (lỗ thoát hơi, độ kín). Phân tích là loại trừ dần bốn chỗ đó bằng dữ liệu có sẵn: hồ sơ lô hạt, giờ ra vào phòng ủ, thông số ca, lịch bảo dưỡng khuôn.

Vì sao góc sản phẩm vỡ khi tháo khuôn? Vì liên kết hạt vùng góc yếu. Vì sao yếu? Vì hơi không tới đủ. Vì sao không tới? Vì một cụm lỗ thoát hơi bị bít bột xốp. Vì sao bít? Vì khuôn quá hạn vệ sinh. Vì sao quá hạn? Vì lịch vệ sinh tính theo ngày, trong khi mức độ bít phụ thuộc số mẻ đã chạy. Nguyên nhân gốc là cách tính lịch, không phải cái lỗ bị bít: thông lỗ rồi chạy tiếp thì lỗi trở lại, đổi lịch theo số mẻ thì không.

Bảng: lỗi thường gặp, nguyên nhân gốc và hành động khắc phục

Đây là khung để bắt đầu điều tra, không phải kết luận sẵn cho mọi lô.

Hành động khắc phục, phòng ngừa và theo dõi hiệu lực

Một hồ sơ CAPA gồm các phần cố định: mô tả sự không phù hợp kèm ảnh; phạm vi ảnh hưởng; hành động tức thời để chặn hàng; phân tích nguyên nhân gốc; hành động khắc phục kèm người phụ trách và thời hạn; hành động phòng ngừa cho khuôn hoặc mã hàng tương tự; kết quả xác nhận hiệu lực. Phần hay bị bỏ chính là phần cuối.

Theo dõi hiệu lực nghĩa là không đóng hồ sơ ngay sau khi làm xong hành động. Xưởng giữ hồ sơ mở và kiểm tra qua vài lô kế tiếp của cùng mã hàng, cùng khuôn — khoảng theo dõi tùy tần suất chạy của mã đó. Nếu lỗi trở lại thì nguyên nhân gốc đã bị xác định sai và phải phân tích lại.

Cập nhật quy trình và đào tạo lại

Một hành động khắc phục chỉ nằm trong đầu một người thì sẽ mất khi người đó đổi ca. Nên bước cuối là đưa nó vào giấy tờ đang dùng thật: bảng thông số treo tại máy, hướng dẫn công việc, checklist đầu ca; sau đó đào tạo lại tổ liên quan và ghi nhận ai được đào tạo. Nếu thay đổi tiêu chuẩn nghiệm thu hoặc quy cách đóng gói thì thông báo cho khách trước. Khi khách đến đánh giá nhà cung cấp xốp EPS theo ISO 9001:2015, đây là phần hồ sơ được hỏi kỹ, vì nó cho thấy hệ thống có tự học được hay không.

Tiếp nhận khiếu nại từ khách hàng

Khiếu nại là thông tin đắt giá, vì nó đến sau khi hàng đã đi qua toàn bộ hệ thống kiểm soát.

Thông tin cần thu thập

Những gì xưởng cần: ảnh tổng thể lô hàng và ảnh cận vị trí lỗi; mã lô hoặc số phiếu giao; mã sản phẩm hoặc mã bản vẽ; số lượng lỗi trên tổng số đã nhận; hiện tượng và thời điểm phát hiện (khi mở hàng, khi vào dây chuyền đóng gói, hay sau khi hàng đi tiếp); điều kiện lưu kho. Giữ lại vài mẫu lỗi thì càng thuận lợi — cắt đôi một mẫu là cách nhanh để phân biệt lỗi liên kết hạt bên trong với va đập bên ngoài. Thiếu mã lô thì không tra ngược được về ca đúc và thông số.

Thời gian phản hồi và phương án xử lý

Cách làm của xưởng: xác nhận đã nhận khiếu nại trong ngày làm việc; tra hồ sơ lô rồi trả lời kết luận sơ bộ sau khi xem ảnh hoặc mẫu; nếu cần thì cử người sang xem hàng, trong ngày hoặc theo lịch hẹn với khách ở Thủ Đức, Dĩ An, Thuận An, Sóng Thần, Mỹ Phước. Lỗi thuộc phía xưởng thì thay thế phần hàng lỗi hoặc bù vào đợt giao kế tiếp, kèm bản tóm tắt nguyên nhân. Nếu nguyên nhân nằm ở vận chuyển hay ở một điểm chưa thống nhất trong bản vẽ và dung sai, xưởng nói rõ kèm bằng chứng rồi cùng khách sửa điểm đó.

EPS phế nội bộ được nghiền tái sinh, không bỏ đi

Hàng bị loại bỏ, đầu mẩu cắt khối và phần cắt gọt đều được thu về nghiền thành hạt tái sinh trong xưởng thay vì đưa đi bỏ. Hạt tái sinh có thể pha lại với hạt mới ở tỷ lệ được kiểm soát, vì tái sinh ảnh hưởng bề mặt và độ đồng đều của liên kết hạt. Với hàng theo bản vẽ mà khách yêu cầu hạt mới, xưởng không pha tái sinh. Chi tiết nằm trong bài về quy trình tái chế xốp EPS thành hạt tái sinh. Phế nghiền lại vẫn là phế: nó tăng giờ máy và giảm sản lượng thực, nên vẫn nằm trong dữ liệu theo dõi của CAPA.

Trao đổi với xưởng

Nếu bạn cần bản mô tả quy trình kiểm soát hàng không đạt để đưa vào bộ hồ sơ nhà cung cấp, hoặc cần báo giá cho một mã xốp định hình theo bản vẽ, gửi yêu cầu qua email blueskyhuynhhuynh@gmail.com. Bản vẽ, số lượng dự kiến và mức dung sai là ba thông tin giúp xưởng trả lời nhanh.