Kế hoạch đặt xốp định hình cho mùa cao điểm cuối năm trước Tết: dự báo, khuôn mới, tồn kho và lịch giao

Cuối năm là lúc nhiều nhà máy chạy hết công suất: hàng tiêu dùng chuẩn bị cho mùa mua sắm trước Tết, hàng xuất khẩu chạy theo lịch tàu trước kỳ nghỉ. Bao bì xốp thường được nghĩ tới sau cùng, vì nó rẻ so với sản phẩm và "lúc nào cũng có". Đến khi chuyền đóng gói dừng vì thiếu xốp, cái giá phải trả lớn hơn nhiều so với tiền xốp.

Bài này dành cho kế hoạch sản xuất, thu mua và kho ở nhà máy dùng xốp định hình EPS đúc theo khuôn. Bài không đưa ra ngày cụ thể hay năng lực của nhà cung cấp nào. Mục tiêu là một cách lập kế hoạch mà mỗi nhà máy tự điền số của mình vào.

Vì sao cuối năm dễ thiếu xốp

• Nhiều khách cùng tăng đơn một lúc. Máy đúc và khuôn của nhà cung cấp là có hạn; khi nhiều đơn dồn vào cùng tuần, ai đặt muộn sẽ phải chờ.
• Xốp định hình không thay được bằng hàng có sẵn. Mỗi chi tiết gắn với một khuôn riêng; không thể mua tạm của nơi khác.
• Khuôn mới cần thời gian. Làm khuôn, chạy thử, duyệt mẫu, chỉnh khuôn là chuỗi việc không rút gọn được bằng cách tăng ca.
• Kỳ nghỉ Tết. Cả nhà cung cấp, nhà xe và chính nhà máy đều nghỉ; các ngày trước và sau Tết thường không chạy đủ người.
• Xốp chiếm chỗ. Muốn trữ nhiều cũng bị giới hạn bởi diện tích kho.

Lịch kế hoạch theo từng bước

Bảng dưới sắp các việc theo thứ tự ngược từ ngày cần hàng. Khoảng thời gian cho từng bước do nhà máy và nhà cung cấp tự thống nhất; bảng chỉ cho thấy việc nào phải xong trước việc nào.

Dự báo đơn và chia đợt

Dự báo không cần chính xác tuyệt đối, nhưng cần đủ chi tiết: theo từng mã xốp, theo tuần. Một bộ sản phẩm có thể gồm nhiều chi tiết xốp (đáy, nắp, góc); dự báo phải tính đủ từng chi tiết, không chỉ số sản phẩm. Gửi dự báo cho nhà cung cấp càng sớm càng tốt, kể cả khi chưa thành đơn chính thức, và ghi rõ đâu là số chắc, đâu là số ước.

Chia đợt giao nhỏ, đều theo tuần thường dễ hơn cho cả hai bên so với một đợt lớn. Nhà cung cấp xếp lịch máy được; nhà máy không phải chứa quá nhiều xốp một lúc. Cách lập dự báo, lịch gọi hàng và tồn kho đệm cho đơn lặp lại quanh năm được nói trong bài đơn hàng lặp lại xốp định hình; bài này chỉ tập trung vào phần cao điểm.

Khuôn mới phải bắt đầu sớm

Sản phẩm mới ra mắt dịp cuối năm là rủi ro lớn nhất, vì bao bì xốp cần khuôn mới. Chuỗi việc gồm: chốt thiết kế sản phẩm, thiết kế xốp, làm khuôn, chạy thử, duyệt mẫu, có thể chỉnh khuôn và duyệt lại, rồi mới sản xuất hàng loạt. Mỗi lần thiết kế sản phẩm thay đổi sau khi khuôn đã làm là thêm một vòng.

Vài việc giúp giảm rủi ro:

1. Gửi bản vẽ sản phẩm cho nhà cung cấp xốp ngay khi thiết kế gần chốt, để hai bên cùng xem trước.
2. Quyết định sớm khuôn một lòng hay nhiều lòng theo sản lượng dự kiến; bài khuôn một lòng hay nhiều lòng có cách so sánh.
3. Duyệt mẫu bằng sản phẩm thật, thùng carton thật.
4. Nếu chưa kịp khuôn, hỏi phương án tạm cho số lượng nhỏ như xốp cắt từ khối, và chấp nhận chi phí, ngoại quan khác với hàng đúc.

Tồn kho an toàn và chỗ chứa

Một cách tính đơn giản, dùng chữ để mỗi nhà máy tự điền số:

Tồn kho an toàn của một mã = D × T, trong đó D là số chi tiết dùng bình quân mỗi ngày trong mùa cao điểm, T là số ngày đệm mà nhà máy muốn chịu được nếu một đợt giao bị chậm hoặc đơn tăng đột xuất.

Trước Tết, T thường phải lớn hơn bình thường, vì phải phủ được khoảng nhà cung cấp và nhà xe nghỉ. Nếu nhà máy chạy lại sau Tết sớm hơn nhà cung cấp, tồn kho phải đủ cho cả khoảng đó.

Sau đó kiểm chỗ chứa: thể tích cần chứa = tồn kho an toàn × thể tích một chi tiết (hoặc một bó xếp lồng). Xốp nhẹ nhưng cồng kềnh; con số này thường làm bất ngờ. Nếu kho không đủ, cách xếp lồng, xếp chồng và số bộ mỗi chuyến xe được trình bày trong bài số bộ xốp định hình mỗi chuyến xe. Xốp cất kho nên để nơi khô, che phủ, tránh nắng, nhập trước xuất trước.

Lịch nghỉ Tết và lịch giao

Hỏi nhà cung cấp ba câu, bằng văn bản: ngày nhận đơn cuối trước Tết, ngày giao cuối trước Tết, ngày giao đầu tiên sau Tết. Hỏi tương tự với nhà xe nếu dùng xe ngoài. Đối chiếu với lịch nghỉ và lịch chạy lại của chính nhà máy. Khoảng chênh giữa các lịch này là chỗ cần tồn kho phủ.

Mốp Xốp Minh Phát không công bố lịch nghỉ Tết trên trang web; hãy hỏi trực tiếp lịch của năm đó khi lập kế hoạch. Hàng được giao bằng xe của nhà máy theo lịch hẹn, ngày giao thống nhất theo từng đơn. Nhà máy ở Bến Cát, gần các khu công nghiệp Bình Dương, và giao hàng tới Đồng Nai, Tây Ninh (gồm Long An cũ)… theo lịch hẹn.

Gửi kế hoạch cho nhà cung cấp

Minh Phát chỉ sản xuất xốp EPS: xốp định hình đúc theo khuôn, xốp khối, tấm xốp cắt theo quy cách, góc và nẹp, khay xốp, với xưởng khuôn riêng tại nhà máy. Khách duyệt mẫu trước khi sản xuất hàng loạt. Một số mẫu xốp định hình có ở trang xốp đóng gói các loại. Nếu đây là lần đầu nhà máy đặt xốp định hình, đọc thêm bài mua xốp định hình lần đầu.

Mục tiêu của Minh Phát là phản hồi trong ngày và gửi báo giá chính thức trong 48 giờ sau khi chốt quy cách. Gửi bản vẽ hoặc ảnh/mẫu sản phẩm, kích thước, tỷ trọng nếu đã biết, số lượng mỗi đợt và dự báo theo tuần, địa chỉ giao và ngày cần hàng qua trang liên hệ để Minh Phát tư vấn.

Câu hỏi thường gặp

Nên đặt xốp định hình cho mùa cao điểm từ khi nào?

Càng sớm càng tốt, nhất là khi cần khuôn mới. Mốc cụ thể tùy chuỗi làm khuôn, duyệt mẫu và lịch giao mà nhà máy thống nhất với nhà cung cấp.

Tồn kho an toàn xốp trước Tết tính thế nào?

Lấy lượng dùng bình quân mỗi ngày nhân với số ngày đệm, trong đó số ngày đệm phải phủ được khoảng nhà cung cấp và nhà xe nghỉ Tết.

Minh Phát nghỉ Tết ngày nào?

Bài viết không ghi ngày nghỉ cụ thể. Hỏi qua trang liên hệ để nhận ngày nhận đơn cuối và ngày giao cuối trước Tết.