Nhận xốp kiện tại công trình: kiểm đủ khối, đủ ký và đúng quy cách trước khi ký nhận hàng

Xe xốp vào tới cổng công trường lúc đang đổ bê tông. Thủ kho ký vội vào phiếu giao, xe đi. Ba hôm sau, tổ thi công báo thiếu tấm, có tấm mỏng hơn, có kiện nhẹ hẫng. Lúc này không ai còn chứng minh được gì: hàng đã bị dỡ, bị xếp lại, có kiện đã dùng mất.

Với xốp, việc kiểm lúc nhận hàng không mất nhiều thời gian nhưng phải làm đúng lúc. Bài này là quy trình nhận hàng cho thủ kho và kỹ sư giám sát, áp dụng cho hàng kiện và tấm xốp cắt theo quy cách.

Vì sao phải kiểm ngay lúc nhận hàng

Xốp là vật liệu mà khối lượng giao rất dễ bị hiểu khác nhau. Hàng tính theo mét khối thì phụ thuộc vào kích thước thật của tấm và số tấm; hàng tính theo ký thì phụ thuộc vào tỷ trọng thật. Cả hai đều kiểm được bằng thước và cân, nhưng chỉ khi hàng còn nguyên trên xe hoặc vừa hạ xuống.

Sau khi hàng đã vào kho, bị xếp chồng, bị cắt dở hay phơi nắng, mọi con số đều thay đổi và không bên nào còn căn cứ.

Chuẩn bị trước khi xe tới

Cần bốn thứ: bản sao đơn đặt hàng có ghi rõ quy cách, một thước dây và một thước kẹp hoặc thước lá, một cái cân có độ chia đủ nhỏ để cân từng kiện, và điện thoại để chụp ảnh. Nên chỉ định trước một người chịu trách nhiệm ký nhận, và dặn bảo vệ không cho xe dỡ hàng khi người đó chưa có mặt.

Khu tập kết cũng cần sẵn sàng: nền phẳng, khô, có chỗ chằng hoặc có mái che, như hướng dẫn trong bài bảo quản và vận chuyển tấm xốp EPS.

Bước một: đếm kiện và đối chiếu phiếu

Đếm số kiện khi hàng còn trên xe, vì lúc đó các kiện xếp thành hàng lối dễ đếm nhất. Đối chiếu với phiếu giao và đơn đặt hàng: đúng quy cách, đúng số kiện, đúng số tấm mỗi kiện. Mở thử một hai kiện bất kỳ để đếm số tấm bên trong.

Nếu đơn có nhiều quy cách, yêu cầu xếp riêng từng loại khi dỡ. Trộn lẫn các độ dày gần nhau là nguồn gây nhầm phổ biến nhất ở công trường.

Bước hai: đo khối

Với hàng tính theo mét khối, thể tích được tính từ kích thước tấm nhân với số tấm, không phải từ kích thước bên ngoài của kiện. Lý do: dây bó siết làm mép kiện lõm vào, còn giữa các tấm có thể có khe hở, nên đo cả kiện sẽ cho con số sai theo cả hai chiều.

Cách làm: rút vài tấm ở các kiện khác nhau, đo dài, rộng và dày của từng tấm tại vài điểm, lấy trung bình, nhân với nhau rồi nhân với tổng số tấm. So kết quả với số mét khối ghi trên phiếu giao. Cách tính và cách quy đổi giữa các đơn vị được giải thích trong bài báo giá xốp EPS theo khối hay theo ký.

Bước ba: cân mẫu, tính tỷ trọng

Tỷ trọng thật là cân nặng chia cho thể tích. Chọn vài kiện ở các vị trí khác nhau trên xe, cân từng kiện, trừ cân nặng dây bó nếu đáng kể, rồi chia cho thể tích xốp trong kiện đã tính ở bước trước. Lấy trung bình của các mẫu.

Có hai điều cần biết để đọc kết quả cho đúng. Thứ nhất, xốp vừa sản xuất còn giữ ẩm nên nặng hơn một chút so với khi đã khô hẳn, vì vậy tỷ trọng đo trên hàng mới giao có thể nhỉnh hơn. Thứ hai, tỷ trọng giữa các tấm cắt từ cùng một khối không hoàn toàn bằng nhau: phần gần mặt ngoài khối thường chặt hơn phần lõi. Vì vậy phải cân nhiều mẫu, không kết luận từ một tấm.

Bước bốn: độ dày, độ phẳng, cạnh góc

Độ dày. Đo tại bốn góc và giữa tấm. Tấm cắt bằng dây nhiệt cho độ dày đều; chênh lệch lớn giữa các điểm trên một tấm là dấu hiệu cắt lệch.

Độ phẳng. Đặt tấm lên nền phẳng và nhìn khe sáng dưới mép. Tấm cong vênh thường do bị đỡ không đều hoặc bị đè khi vận chuyển.

Cạnh và góc. Mép sứt, góc gãy là hư hỏng do bốc xếp. Một vài tấm ngoài cùng bị móp là bình thường; cả lớp ngoài bị dập là do chằng buộc sai.

Độ kết dính hạt. Bẻ thử một mẩu ở tấm hỏng: vết gãy đi xuyên qua thân hạt là tấm kết dính tốt; hạt rời ra nguyên viên là tấm kết dính kém, dễ mủn khi thi công.

Bảng: phiếu kiểm nhận hàng

Hạng mục kiểm	Cách kiểm	Ghi nhận
Số kiện, số tấm mỗi kiện	Đếm trên xe, mở thử một hai kiện	Số đếm được so với phiếu giao
Kích thước tấm	Đo dài, rộng, dày vài tấm ở các kiện khác nhau	Giá trị trung bình từng chiều
Thể tích lô	Thể tích một tấm nhân tổng số tấm	Số mét khối tính được so với phiếu
Tỷ trọng	Cân vài kiện, chia cho thể tích xốp	Từng mẫu và trung bình
Ngoại quan	Độ phẳng, mép, góc, màu, độ kết dính hạt	Số tấm lỗi, loại lỗi
Chứng từ	Phiếu giao, mã lô, ngày sản xuất nếu có	Ảnh chụp phiếu

Chụp ảnh làm bằng chứng

Ảnh chụp đúng lúc có giá trị hơn mọi lời kể sau đó. Nên chụp: toàn cảnh hàng còn trên xe, cận cảnh một kiện có thước đặt cạnh, mặt cân khi đang cân, các tấm lỗi, và phiếu giao trong cùng khung hình với hàng. Gửi ảnh cho nhà cung cấp ngay trong ngày nếu có điểm cần trao đổi.

Sai số nào là bình thường

Xốp là vật liệu mềm và được cắt bằng dây nhiệt, nên kích thước và tỷ trọng luôn có dung sai. Mức dung sai chấp nhận được nên được ghi vào đơn đặt hàng ngay từ đầu, thay vì để tới lúc nhận hàng mới bàn. Khi đã có con số trên giấy, việc nhận hay không nhận một lô hàng trở thành việc đối chiếu, không phải việc tranh luận.

Lưu ý đo đúng cách: ép thước kẹp vào bề mặt xốp sẽ làm con số nhỏ đi. Hãy đo nhẹ tay, hoặc đặt hai miếng phẳng cứng lên hai mặt tấm rồi đo khoảng cách giữa chúng.

Khi có chênh lệch

Ghi ngay vào phiếu giao những gì kiểm được, có chữ ký của tài xế hoặc người giao, kèm ảnh. Báo cho nhà cung cấp trong ngày. Đừng tự ý loại cả lô vì một hai tấm lỗi, cũng đừng lặng lẽ dùng tạm rồi khiếu nại sau. Để riêng phần hàng có vấn đề, không cắt, không dùng, cho tới khi hai bên thống nhất cách xử lý.

Nếu hạng mục sắp thi công là chèn khe, hãy kiểm kỹ độ dày trước khi đưa tấm vào vị trí, vì độ dày tấm chính là bề rộng khe, như bàn trong bài tấm xốp chèn khe co giãn, khe lún.

Sau khi ký nhận: xếp và ghi sổ

Việc kiểm chỉ có giá trị nếu hàng sau đó được giữ đúng. Xếp riêng từng quy cách, dán nhãn độ dày ở mặt ngoài mỗi chồng để tổ thi công lấy đúng loại, và ghi sổ nhập theo từng đợt giao kèm mã lô nếu có. Dùng hàng theo thứ tự nhập trước xuất trước, để không có đợt nào nằm bãi quá lâu rồi ngả vàng, ra phấn.

Giữ lại phiếu giao và ảnh chụp của từng đợt trong cùng một thư mục. Khi công trình quyết toán hoặc khi hồ sơ nghiệm thu hỏi tới vật liệu, đó là bộ chứng từ đầy đủ nhất mà bạn có.

Mốp Xốp Minh Phát giao hàng thế nào

Nhà máy tại Bàu Bàng, Bình Dương, với hơn 30 năm trong nghề, giao hàng bằng đội xe riêng, phiếu giao ghi quy cách, số kiện và khối lượng. Khách muốn đếm, đo, cân ngay tại xe luôn được hoan nghênh, và tài xế sẽ chờ để cùng ký xác nhận. Hàng của nhà máy đã đi theo tiêu chuẩn của khách hàng xuất khẩu Nhật Bản. Nhà máy không nhận thầu thi công; phần lắp đặt thuộc đội của khách.

Gửi quy cách, số khối theo đợt và địa điểm giao về blueskyhuynhhuynh@gmail.com. Nếu muốn ghi sẵn dung sai và cách kiểm vào đơn hàng, hãy nêu ngay trong yêu cầu báo giá.